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  • 作家相片YUWEI CHANG

《將將》讀書心得(完結):開會也是一種訓練

這篇文章是我針對《將將》讀書心得的最後一篇,從第一篇講:組織運作與分工,主管除了管大事、中事以外,還要管小事、第二篇是:組織文化與溝通技巧,4件事維持好的組織行為,終於來到最後一段,講選人、訓練與培養幹部與潛力人才。不過,我今天只想分享書中寫到的:如何利用「會議」來達到訓練的效果,畢竟,我們每天都花很多時間在開會。


如何透過會議來做訓練


會議類型:與會者同質性高的會議

會議內容:會議著重在訊息交換,以及面對問題如何解決的討論

會議效果:增加所有與會者的閱歷,透過經驗分享,其他人可以不用重蹈覆徹


針對這類型的會議,如何達成訓練的效果呢?


主管必須針對部署提出的報告內容,加入本身的看法。」我開過一些會議,報告的人用流水帳般的方式把事情講完,就結束會議了。這樣的會議其實只需要書面報告,不需要花大家時間面對面來開。有討論的會議才值得開:主管提供經驗、更高的視野與討論層級,來引發部署的思考。從部署的角度來看,主管每次在會議中提出的挑戰,其實都是一個絕佳的學習機會。用這種方式思考,下次面對主管在會議上的質疑,是不是會覺得比較不排斥呢?


除了這類型的會議之外,書中也有提到專案會議、與會者同質性低的會議(如跨部門主管會議),這些會議也都有不同的功能與建議的進行方式,對我來說觀念不是特別新穎,所以就不特別分享,有興趣的人可以找書來看。


你的團隊有「月報制度」嗎?


我先回答:沒有。


為什麼要做月報?


作者解釋:「主要是要求部署每個月,將自己的職掌事務與工作,做一次性的整理與分析。在整理的過程中,會有對指標與數字的分析。部署必須在分析的過程中,學習解讀自己工作的狀況、發掘問題與可改善的地方,當作下個月的工作重點。」


我理解的重點步驟是:整理 --> 分析 --> 理解 --> 改善。並且要訓練部署能夠自己完成整件事,這是讓部署自覺的過程,才不會主管很累地要做所有的整理、分析、提出改善要求,部署卻不見得認同,不認同的情況下,就不會有改善。


月報的呈現方式,作者建議不要只有繳交書面報告,要讓同仁將分析所得的結果與推論,有結構地向主管與其他同仁,面對面地報告。如果分析解讀不正確時,主管才有機會在月報會議上提供指導,讓部署有不同的分析方法與角度,增加觀察與分析事物的能力。這麼做的話,可以達到訓練、輔導與共享的目的。


我覺得這是一個很棒的制度,但同時我可以理解,對同仁來說,這也是一個不小的壓力。某方面來說,要對大家揭露自己可能沒有做得很好的地方。所以,若要採用月報制度,我個人會建議在一個讓大家覺得安心的環境,強調「失敗的經驗」也是一個很好的學習。對於比較沒經驗的部署來說,主管一開始也可以設定一個明確的月報分析主題、報告的結構跟分析方法,讓部署從比較簡單的目標開始,逐步建立信心與能力。


你的月報是不是愈來愈肥?愈做愈多頁?


走火入魔的月報,就是分析項目愈來愈多,每次整理所花的時間也愈來愈長。等到部署熟練月報形式後,主管要協助同仁刪除掉報表中效用不大的的數字與分析項目,讓報表能夠精簡但能夠精準解讀。對於已經熟練月報的同仁,可以鼓勵他加深分析的深度,或是針對特殊問題做分析。


當一個主管實在不容易,除了要提供能夠臨摹的方法,也要提供有廣度、深度、高度的建議與分析方向。目前我們團隊有做週報與雙週報,但僅限於較表面的業績數字與重要工作內容的彙整,還沒有進到分析這個階段。看完這本書,我也希望能將月報制度導入團隊訓練與管理中,你覺得這個制度好嗎?若你有任何心得或是建議,歡迎分享給我~

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