這篇文章是我針對《將將》讀書心得的最後一篇，從第一篇講：組織運作與分工，主管除了管大事、中事以外，還要管小事、第二篇是：組織文化與溝通技巧，4件事維持好的組織行為，終於來到最後一段，講選人、訓練與培養幹部與潛力人才。不過，我今天只想分享書中寫到的：如何利用「會議」來達到訓練的效果，畢竟，我們每天都花很多時間在開會。
如何透過會議來做訓練
會議類型：與會者同質性高的會議
會議內容：會議著重在訊息交換，以及面對問題如何解決的討論
會議效果：增加所有與會者的閱歷，透過經驗分享，其他人可以不用重蹈覆徹
針對這類型的會議，如何達成訓練的效果呢？
「主管必須針對部署提出的報告內容，加入本身的看法。」我開過一些會議，報告的人用流水帳般的方式把事情講完，就結束會議了。這樣的會議其實只需要書面報告，不需要花大家時間面對面來開。有討論的會議才值得開：主管提供經驗、更高的視野與討論層級，來引發部署的思考。從部署的角度來看，主管每次在會議中提出的挑戰，其實都是一個絕佳的學習機會。用這種方式思考，下次面對主管在會議上的質疑，是不是會覺得比較不排斥呢？
除了這類型的會議之外，書中也有提到專案會議、與會者同質性低的會議(如跨部門主管會議)，這些會議也都有不同的功能與建議的進行方式，對我來說觀念不是特別新穎，所以就不特別分享，有興趣的人可以找書來看。
你的團隊有「月報制度」嗎？
我先回答：沒有。
為什麼要做月報？
作者解釋：「主要是要求部署每個月，將自己的職掌事務與工作，做一次性的整理與分析。在整理的過程中，會有對指標與數字的分析。部署必須在分析的過程中，學習解讀自己工作的狀況、發掘問題與可改善的地方，當作下個月的工作重點。」
我理解的重點步驟是：整理 --> 分析 --> 理解 --> 改善。並且要訓練部署能夠自己完成整件事，這是讓部署自覺的過程，才不會主管很累地要做所有的整理、分析、提出改善要求，部署卻不見得認同，不認同的情況下，就不會有改善。
月報的呈現方式，作者建議不要只有繳交書面報告，要讓同仁將分析所得的結果與推論，有結構地向主管與其他同仁，面對面地報告。如果分析解讀不正確時，主管才有機會在月報會議上提供指導，讓部署有不同的分析方法與角度，增加觀察與分析事物的能力。這麼做的話，可以達到訓練、輔導與共享的目的。
我覺得這是一個很棒的制度，但同時我可以理解，對同仁來說，這也是一個不小的壓力。某方面來說，要對大家揭露自己可能沒有做得很好的地方。所以，若要採用月報制度，我個人會建議在一個讓大家覺得安心的環境，強調「失敗的經驗」也是一個很好的學習。對於比較沒經驗的部署來說，主管一開始也可以設定一個明確的月報分析主題、報告的結構跟分析方法，讓部署從比較簡單的目標開始，逐步建立信心與能力。
你的月報是不是愈來愈肥？愈做愈多頁？
走火入魔的月報，就是分析項目愈來愈多，每次整理所花的時間也愈來愈長。等到部署熟練月報形式後，主管要協助同仁刪除掉報表中效用不大的的數字與分析項目，讓報表能夠精簡但能夠精準解讀。對於已經熟練月報的同仁，可以鼓勵他加深分析的深度，或是針對特殊問題做分析。
當一個主管實在不容易，除了要提供能夠臨摹的方法，也要提供有廣度、深度、高度的建議與分析方向。目前我們團隊有做週報與雙週報，但僅限於較表面的業績數字與重要工作內容的彙整，還沒有進到分析這個階段。看完這本書，我也希望能將月報制度導入團隊訓練與管理中，你覺得這個制度好嗎？若你有任何心得或是建議，歡迎分享給我～