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  • 作家相片YUWEI CHANG

《將將》讀書心得(上):高績效主管的養成指南,主管不能只管「中事」

已更新:2023年12月19日

這是一本打造將才的高績效主管養成指南,全書包含主管意識、分工與組織建構、部門管理與政策如何落實、組織行為、如何提升組織溝通效能,到選才與訓練、培養幹部接班人,適合新手主管與具備管理經驗,但希望精進管理能力的人閱讀。


為什麼看這本書?


這本書的作者是聯強國際集團總裁杜書伍,他過去也撰寫了許多職場工作相關的書籍,但這其實是我第一次看他的書。我被這本書所吸引的原因是,他在書中的前言提到,這是一本可以提供給HR拿來做主管教育訓練的指南書。代表這裡面不單是敘述觀念,還有許多案例跟練習可以讓HR來操作教育訓練。在每一個章節的結尾,都有一個「導引思考」,透過回答問題讓自己或是上課的主管,能夠反思、確保書中的內容有完整吸收與消化。因此,我非常建議閱讀此書的人,不要急著讀完,好好回答每個章節後面的問題。


第二個閱讀此書的原因在於,我被書本的副標「組織架構、建立流程、影響行為」給吸引,書中提到:有效管理一個部門的方法分成兩個層面,第一、必須依照部門在整個組織當中所扮演的角色建構整個部門的運作系統與制度,並且將部門內的各個運作予以模組化。我的解讀是即便不是數十、數百人的部門,只要是超過1人的團隊,都應該要有運作系統與制度。再來、讓每一位成員在組織中,有一個明確的定位,避免分工不清、出現三不管地帶。分工這種小學生也會的道理,到底有什麼值得學習的地方,請繼續看下去...



高績效部門主管如何做分工與組織建構


我將書中的方法,畫成下圖幫助大家理解:



主管訂定組織的運作系統與制度,並將每個運作模組化,詳細訂定每個運作的細部作業方式與方法 (SOP),並在每個運作中,訂定各個成員的角色與工作內容。


主管運用管理報表,將運作指標轉換成各種量化報表,例如週報、月報、業績報表、開發清單等,來追蹤每位成員的工作狀況。也透過量化的管理報表,讓部署清楚知道組織重要的指標與KPI為何、以及了解主管所需要的匯報頻率。


若套到我自己在運作的BD部門,提供大家參考:



主管要管哪些事? 不能只管「中事」


有了清楚的分工與部門運作系統後,主管需要管哪些事?


大事:部門的方向與目標,策略、規劃組織及人員分工


中事:行業內的常識,是人人都要會做的事,只要主管教會部署,部門就能維持起碼的運作。也就是我們平常在公司被要求執行的工作任務。


小事:觀察部署做事的方法是否有抓到關鍵,確保在部署還未上手之前,透過提問、教導,確認他的工作可以達到最基本的要求。一但上手後,就可以傳授進一步的竅門,讓事務的推動更有效率或是成效加倍。


有趣的是,作者提到,小事往往是行業的「知識」,相對於中事是「常識」,小事是經過經驗、歷練而來的know-how,也是主管能夠顯現價值的地方。主管透過小事的提點傳授,提升部署的能力。


上面所提到的大事、中事、小事,都屬於主管的管理範圍,缺一不可。我個人比較常著眼於大事與中事,總覺得不需要過問部署如何完成工作。這個章節對我來說,是一個很大的啟發,以後要多留意、多提問,主動傳遞多一些經驗來幫助團隊成員提升效率。



組織行為重要嗎?如何建立組織文化與促進組織溝通


這題也好重要,也是我做了非常多筆記的章節,今天先寫讀後心得上集,下集待續...

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