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  • 作家相片YUWEI CHANG

《將將》讀書心得(中):4個跟組織行為有關的事你做對了嗎?越級報告其實是一件好事?

已更新:2023年12月19日

延續上一篇《將將》讀書心得(上),講高績效部門主管如何做分工與組織建構,這本書也花了很多篇幅說明:如何維持好的組織行為與組織溝通的實務技巧,以下我就總結幾個書中提到的有效方法。


如何維持好的組織行為


不要讓成員憑感覺來判斷事物:主管要引導成員用正確的方法與態度來因應各種訊息。舉例:明確告知成員,業績好是暫時性的、還是會維持一段時間。因長短期不同,因應的方式要不同,以及提點該如何因應。這麼做的原因,也是讓成員理性看清事情的真實狀況,避免期待落差,或是誤判情勢。


面對謠言,主動指出與澄清:我自己覺得謠言是很可怕,也非常容易破壞好不容易建立起來的組織氣候與信任。所以,我都儘量將資訊做到最透明,也會告訴成員我不會隱瞞他們任何事情。希望當他們有感到不確定或聽到傳言時,先找我釐清。


加班過度不是一件好事:主管應該仔細判斷成員加班是短期或是長期現在,並妥善處理。我曾經在當主管時,放任一位成員每天加班,最後成員因為工作壓力太大主動提離職。每個人對壓力的承受度不同,當成員過度加班時,應該關心瞭解問題所在,並協助他解決。我現在仍然覺得後悔,當初沒有多花一些時間關心成員的狀態。


有爭執時,不能只以結果論定是非:這也是一般主管常犯的錯。通常一個事件發生,在不同階段會存在不同的對與錯,若不關心過程中的演變,哪些環節誰對誰錯,而只看結果的話,會導致被認定錯的一方產生積怨。『從過程中,對、錯交雜的狀態下,也可以用「對」稀釋「錯」所產生的敏感度。』我覺得這句話相當有智慧呀!主管要儘量做到公平,因為公不公平,是被部署打分數的第一要項。


越級報告是一件好事?


作者說:「越級報告應該被視為正常現象」,我看到這句話的時候很驚訝,大家不都說不能越級報告嗎?其實作者想表達的是:主管也需要認知到本身的經驗、能力與看待事情的視野有侷限性,而更高一階的主管往往能提供不一樣的視野與觀點,所以當部屬或自己,提出意見給直屬主管之後,若得到的答案不滿意,應該越級反映給更高的主管。


實務上要怎麼操作越級報告,才是比較恰當的呢?


遵守「三角傳球」原則,意思就是要讓被跨越的層級也接收到同樣的訊息。當發生緊急狀況、主管又不在的狀態下,部署應該向更高一個層級的主管報告,但必須儘早向被越過的主管補報告。當更上一層的主管因為沒有向基層主管一樣了解所有的細節面貌,也不一定總是做出最正確的決策,所以當被越過的主管認為上層主管的決策不妥時,也要立即主動與上層主管溝通,藉此修正決策。


我自己也有過類似的切身之痛,當時因為我在國外出差,部署直接向上層主管確認商品的採購數量,由於上層主管的判斷較樂觀,我在出差行程滿檔、身心俱疲的狀態下也未即時表達我對採購數量的意見與擔憂,導致採購數量過大並造成存貨與虧損。


越級報告與越級指揮,是正常現象,但不是主要的溝通運作方式。若比例過高,代表組織可能存在結構上的問題,需要重新檢視。


今天分享完組織行為與溝通,下一集會進到書籍的最後一part,講用人與教育訓練,其中我最喜歡的一個章節是:如何用會議來達到訓練效果,讓我們期待下一篇文章吧~

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